Um em cada quatro empreendedores passa mais de 10 horas por semana cuidando das finanças. Veja onde esse tempo vai e como reorganizar a rotina financeira sem perder controle.

Um em cada quatro empreendedores passa mais de 10 horas por semana cuidando das finanças do negócio. O dado é de um levantamento da fintech Cora com a Hibou, publicado pela Pequenas Empresas & Grandes Negócios. Quase metade dos entrevistados (44%) dedica mais de cinco horas semanais à gestão financeira, e entre quem divide a tarefa com outra pessoa, 33% passam das 10 horas.

Segundo a mesma pesquisa, as atividades que mais consomem tempo são o acompanhamento do caixa e o controle das contas a pagar e receber. São justamente as tarefas mais repetitivas, e as que mais se beneficiam de uma rotina bem desenhada.

Por que a rotina financeira toma tanto tempo?

Na maior parte das pequenas e médias empresas, o tempo vai para tarefas de conferência e digitação, e pouco sobra para análise:

• Lançar a mesma informação em lugares diferentes (planilha, banco, sistema de notas).
• Conferir o extrato linha a linha para descobrir quem pagou.
• Correr atrás de boleto, nota ou comprovante que ficou no e-mail de alguém.
• Montar relatório do zero sempre que o sócio pergunta como está o caixa.
• Descobrir no vencimento uma conta que não estava no radar.

Cada item parece pequeno, mas somados eles explicam as 10 horas semanais. E têm um efeito colateral: o número que chega para a decisão está sempre alguns dias atrasado.

Como organizar contas a pagar e receber

1. Centralize tudo em um lugar só. Boletos, notas de fornecedor e cobranças de clientes entram por um único canal (um e-mail do financeiro, por exemplo) e são registrados no dia em que chegam.
2. Registre no momento em que o compromisso nasce. A conta a pagar entra quando a compra é aprovada, e a conta a receber, quando a venda é faturada. Assim o fluxo de caixa previsto se monta sozinho.
3. Defina dias fixos de pagamento. Concentrar pagamentos em dois dias da semana reduz o número de acessos ao banco e facilita a aprovação.
4. Crie uma régua de cobrança. Lembrete antes do vencimento, aviso no dia e contato após o atraso, sempre na mesma sequência.
5. Separe quem lança de quem aprova. Além de ganhar tempo, a divisão reduz erro e dá segurança para o sócio.

Uma rotina financeira semanal que cabe na agenda

O objetivo da rotina é tirar o financeiro do modo urgência. Quando cada tarefa tem dia marcado, sobra tempo para o que interessa: entender por que um custo subiu ou qual cliente vem atrasando mais.

Que indicadores acompanhar sem perder horas?

• Saldo previsto das próximas quatro semanas. Mostra se vai faltar dinheiro antes de faltar.
• Inadimplência. Percentual do valor a receber que está vencido.
• Prazo médio de recebimento e de pagamento. Indica se a empresa está financiando o cliente com o próprio caixa.
• Despesas por categoria. Revela o custo que cresceu sem ninguém perceber.

Quatro números, atualizados toda semana, dizem mais ao sócio do que um relatório de 20 páginas montado uma vez por mês.

Quando vale automatizar

Se a rotina já está organizada e ainda assim consome muitas horas, o gargalo costuma estar na digitação e na conferência manual. Conciliação bancária, lançamento de notas e baixa de recebimentos são as primeiras tarefas que valem sair da mão, porque têm regra clara e se repetem todos os dias.

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